miércoles, 17 de noviembre de 2010

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS MODERNO - POR CIELO MORENO ELLES Y GLEVIS ÁVILA.






EL PROCESO DE CONSERVACIÓN DE BÜCKEBURG
PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO MODERNOS « BCP »

- Descripción de la técnica –
Prefacio:
Es un problema bien sabido en todo el mundo que el papel que fue industrialmente fabricado en los últimos 150 años, o más, está en peligro de desintegración. Ahora sabemos que el proceso de acidificación, resultado de las técnicas de manufacturación de papel, destruirá el papel en un plazo medio.
En el Lower Saxony State Archives en Bückeburg se desarrolló un método para conservar hojas en un agente acuoso; en 1996 se cerró un contrato con el Estado de la Baja Sajonia y la técnica fue posteriormente desarrollada.
El plan piloto que se siguió en el momento sirvió como base para la construcción de un marco con una capacidad incrementada. Al mismo tiempo, se trabajó durante varios años en una serie de pruebas para encontrar una manera de simplificar el “principio de los 3 tanques” sin alterar las recetas originales y mejorando los resultados.
La solución final, el principio del tanque individual, preparó el terreno para la instalación de la máquina de proyección continua que funcionaba desde el 2001 en el State Archives de Dahlwitz-Hoppegarten; también condujo al desarrollo de la máquina compacta C 900, la cual no sólo fue concebida para el uso “en exteriores” sino también como modelo básico para centros más pequeños.
El “Archivcenter Südwest” de Neschen se abrió en Kornwestheim en Enero 2003 con tres máquinas funcionando en la primera fase. Hoy, el Procedimiento de Conservación de Bückeburg ha logrado unos buenos valores de Ph, niveles de reserva alcalina y un integrado refuerzo del papel.
Los indiscutibles beneficios de una técnica acuosa son muy explotadas para la mejora de la fijación de tintes volátiles en esta técnica de “tanque individual”, mientras se retenían las recetas desarrolladas por el Profesor Bredereck y el Dr. Agnes Bluher; y ellos prometieron una larga preservación de los documentos originales a través de esta técnica.
Ahora podemos ofrecer a nuestros clientes un servicio redondo: documentación completa y integrados, y un trabajo de conservación adicional llevado a cabo también por nosotros o una de nuestras compañías compañeras. Estos son los servicios que un archivo desea y espera.
Medios que utilizamos en el procedimiento de un-tanque:

Para la fijación 
Rewin y Mesitol
Para la deacidificación
Carbonado de hidrógeno de Magnesio
Para el refuerzo
Celulosa Methyl
Como medio 
Agua pura, preparada por ósmosis inversa

La ruta de los documentos a través del Archive Center:
1. 1. Clasificación:
Normalmente las grandes cantidades son clasificadas en los archivos, a su llegada al centro.
• Proceso de clasificación:
Se se usa una cuales son las tareas que deben llevarse a cabo, especialmente el trabajo de conservación que se lleva a cabo fuera del proceso mecánico (by-pass), al igual que la documentación adicional, firmas, embalados, etc.
• Criterios para el tratamiento:
E en la mayoría de los casos preguntamos al cliente; ellos definen los criterios y nosotros los reconocemos antes de empezar el trabajo.
1. 2. Preparación:
• • Numeración: 
Hemos desarrollado una nueva máquina de etiquetaje la cual usa la tecnología de impresión de tinta para añadir el número de serie sin tocar el papel. Se puede añadir también el número de referencia y / o el número de destino. La tinta usada es indeleble.

• • La separación del hierro: 
Todos los clips etc. deben ser eliminados durante la fase de preparación para evitar la oxidación que puede causar el tratamiento con agua.

• • Limpieza: 
Durante la fase de preparación debe eliminarse el polvo y la suciedad del documento .

• • Hilos de costura: 
El “Proceso de Bückeburg” fue diseñado para hojas individuales eso significa que los puntos del encuadernado de los documentos deberán ser cortados a parte (al igual que los hilos de costura Prussianos). Una nueva encuadernación es muy cara por lo que nuestros clientes en muchas ocasiones optan por el almacenamiento en carpetas no ácidas.

• • Escala de precios: 
Tenemos tres niveles de precios para el trabajo preparatorio incluyendo la numeración, depende de la dificultad. Por favor miren nuestra última lista de precios.

• • Clasificación:
Después que los números de serie han sido asignados, aquellos documentos que por una serie de razones no pueden ser procesados mecánicamente son separados del resto y destinados al proceso manual, llamado by-pass. Por favor mire nuestra detallada descripción de este trabajo en la sección posterior. Todos los otros documentos están listos para ser procesados a máquina.

• • Documentos para el by-pass: 
Todas las fotografías (dado que la emulsión del revestimiento podría reaccionar con el medio alcalino), las copias de oxido de zinc, los documentos muy quebradizos, los papeles con sellos de cera, sellos de barniz.

• • Otros documentos: 
Artículos de gran tamaño – requieren una especial introducción en la máquina -; desgarros – dentro de la máquina se podrían desgarrar más por lo que deben ser pegados antes del proceso; cartones muy gruesos (más de 300g/m2)
1. 3. Conservación mecánica:

• • Descripción de la máquina de proyección continua CoMa 3:
Cuatro hojas DIN A 4 corren paralelamente a través de esta máquina que se encuentra en Dahlwitz-Hoppegarten. Una doble pantalla actúa como transportador. Los documentos se sitúan en la primera pantalla y son sujetados en esta posición a través de un medio de presión ligera. Una segunda pantalla se desliza a la posición desde arriba y los documentos son fuertemente sujetados entre estas dos pantallas durante todo el proceso. Las pantallas guían a los documentos a través de 4 tanques, los cuales contienen el mismo líquido de deacidificación. Las pantallas son continuamente cargadas con este líquido y transferidas a los documentos. Esto garantiza una total saturación del papel. Este proceso dura aproximadamente unos 7.5 minutos cuando la máquina está programada a 2.7 m/min. Posteriormente los documentos son transferidos a través de un complejo sistema de “bajo y sobre presión” a unas pantallas de secado las cuales guían a los documentos a través de 5 cilindros de secado, los cuales funcionan a distintas temperaturas. Antes del traslado, todo el exceso de líquido deacidificador es succionado y devuelto a los tanques. Los documentos son retirados manualmente al final del proceso. El papel, en el área de secado, es expuesto a temperaturas no superiores a 60*. Un extractor de aire y un sistema de circulación aseguran la óptima distribución del aire caliente y la eliminación del aire húmedo. El proceso es de unos 18 minutos por documento pasando a través de la CoMa 3 a una velocidad de 2.7 m/min

• • Descripción de la C 900:
Normalmente se introducen en esta máquina 4 hojas DIN A 4 una al lado de la otra. La alimentación se hace a una altura conveniente de 1300 mm. Los papeles individuales pasan a través de tanques de deacidificación sujetados entre dos cinturones de malla. El tiempo de remojo es de unos 3.5 minutos, la velocidad de la máquina no es superior a 0.7 m/min. Se pueden obtener los mismos buenos resultados que con la CoMa 3 intensificando la saturación. Para este propósito se utilizan chorros de spray – se pulveriza el documento por ambos lados mientras pasa a través de la máquina. Después de abandonar los tanques, los documentos son transportados delicadamente a través
de cepillos al conducto de secado. Simultáneamente los cepillos eliminan el exceso de humedad de los documentos. Los documentos pasan a través de las cámara de secado sobre cintas anchas como la máquina. Un ventilador asegura que la temperatura se mantenga entre los 50* y 55* aproximadamente. Entonces son clasificados y depositados en bandejas. La duración del proceso de la C 900 es de aproximadamente 8 minutos.
• • El procesamiento de reparto de la máquina:
El agente acuoso hincha las fibras del papel y las hace más flexibles. Los documentos pueden incrementar su volumen en un 3 – 5%. El papel debe ser alisado después del proceso. Esto se hace a través de prensas calientes las cuales también reducen el volumen – por lo que el incremento del volumen no excede del 2% en la mayoría de casos.
1. 4. Conservación manual, el llamado by-pass:
Los documentos que no pueden ser procesados mecánicamente podrán ser tratados manualmente usando el mismo proceso de Bückeburg. En particular, nos referimos a los papeles muy dañados, a los papeles extra grandes dado que son demasiado anchos para la máquina, y los artículos sellados. Para el material que no es adecuado para el agua – el tratamiento base se puede conservar usando un método distinto, situándolo entre papeles alcalinos.

2. 5. Restauración manual: 
Las hojas que han sido tratadas tanto de forma mecánica como manual también podrán ser restauradas si la situación lo requiere; los desgarros se pueden cerrar, los fragmentos perdidos se pueden rellenar, etc.

3. 6. El siguiente trabajo:
En cooperación con nuestros compañeros también podemos ofrecer unos servicios suplementarios de conservación y restauración, como por ejemplo desgarros en el papel, “combatir” el moho, etc.… también ofrecemos servicios de microfilmado y digitalización. 

4. 7. Formato final:
En cada unidad de archivo se incluye un protocolo de proceso. Las hojas que estaban juntas son devueltas a sus unidades originales. Después del formato final las unidades pueden ser enviadas en containers, proporcionados por los mismos clientes, o enviados en nuevos containers. Nosotros usamos unidades de nuestro compañero Schempp. También podemos hacer y enganchar etiquetas en caso que éstas no sean suministradas por los clientes.

5. 8. Comprobaciones:
El proceso de datos más importante es resumido en el proceso de protocolo. La prueba de efectividad del líquido de deacidificación es llevada a cabo de la siguiente manera: cada día, antes de que empiece el trabajo, con un indicador de fluido, cada semana con una prueba estandarizada de papel (pH= 5.0), y bajo la demanda expresa del cliente con papeles de prueba que ellos han suministrado y los cuales pasan antes a través de la máquina, durante y después de la orden de proceso. Nuestro laboratorio mide los niveles de pH y las reservas de alcalina en los papeles tratados. Una vez al año nuestros resultados son comprobados por una institución neutral, como PTS.

6. 9. Los resultados garantizados:
Aquí nos gustaría llamar su atención hacia nuestro folleto “Experiencia en el refuerzo del papel utilizando el Proceso de Conservación de Bückeburg”; estaríamos muy complacidos en enviárselo.
• • Valor pH: todo papel tratado por nosotros alcanza el nivel pH de al menos 8.0, como regla es de 8.5 o un poco por encima; pero no excede de 9.0.
• • Reservas alcalinas: éstas están entre el 1% y 2%, dependiendo de la capacidad de absorción del papel, de esta manera corresponde a la alcalina del papel nuevo. La distribución del alcalino es completa y uniforme a través de toda la superficie y a través de todo el espesor del papel tratado. No hay manchas “ácidas” al finalizar el tratamiento.
• • Refuerzo: más del 90% del papel tratado es esencialmente reforzado gracias al “Proceso de Bückeburg”, usando metilo celulosa en la fase final de pegado, la solidez aumenta un 30% por encima del nivel del principio. También hay una mejora significante en la estabilidad del envejecimiento del papel comparado con el papel no tratado. Ocasionalmente las pruebas de envejecimiento, siguiendo el ISO 5330-3, han demostrado una ligera reducción en los niveles de estabilidad. Estos niveles entonces aumentan considerablemente, no obstante, después de un máximo de 12 días; este fenómeno es probablemente el resultado del proceso de hinchazón que ha empezado en la solución acuosa y que debe ser examinada más exhaustivamente.
Los niveles de refuerzo que exceden el 30% son logrados con pasta de papel y con papel carbón, especialmente cuando el papel es original de los años treinta y cincuenta. 

7. 10. Nuestra declaración en el llamado “sistema causador de daños”:
• • Reservas alcalinas por debajo del 1%: siempre hemos sido capaces de medir los niveles de reserva alcalina en al menos un 1.1%, incluso en copias de papel muy finas.
• • Niveles de pH por debajo del 8.0: en una ocasión tuvimos una lectura de 7.8 en un margen muy grasiento; por lo demás nunca hemos encontrado un valor pH por debajo de 8.0
• • Visibles cambios de color: los matices rojos y azules pueden perder intensidad como resultado de la inmersión en el medio alcalino. Un almacenamiento prolongado no hace aumentar los colores.
• • Cambio de forma: el subsiguiente alisado devuelve la antigua forma del papel. Como regla el espesor no aumentará más de un 2%.
• • Fotos de fantasmas, por ejemplo, a través del uso de lápices indelebles: este problema ha sido eliminado en toda su extensión a través del transporte horizontal y la prevención en la formación de gotas. En los pocos casos en los que ocurre, hay una pérdida en la legibilidad y la estética. Cuando muy pequeños formatos, como por ejemplo las postales, son procesados un ligero movimiento entre la doble pantalla durante el transporte puede dar como resultado un ligero cambio en los colores sensibles. En la máquina de Berlín esto sucede muy raramente y en ninguna manera daña la legibilidad.
• • Seguro: todos los documentos están asegurados durante el transporte y el proceso por una cantidad de 65 Euros por hoja. Podrá hacerse un seguro mayor por producto a solicitud del cliente y bajo sus gastos.

8. 11. En proyecto:
Una máquina transportable para la deacidificación de libros y documentos encuadernados, probablemente con un refuerzo de papel integrado.
La posibilidad de combatir la humedad durante el proceso en los tanques – usando un medio inofensivo encontrado en la medicina humana.
Numeración invisible.

 

Archivcenter Südwest, 3 C 900:

Más de 5.4 millones de hojas por año con la versión presente
Archivcenter Bückeburg:
Mayoritariamente con el by-p
ass, aproximadamente 4 millones de hojas por año, después de la instalación de la máquina nueva

Responsabilidad para la restauración:
Para el Archivcenter Bückeburg: el Lower Saxony State Archive
Para el Archivcenter Südwest y Berlin (Dahlwitz-Hoppegarten): Schempp, Kornwestheim

Tabla de asesores:
Para el “Procedimiento de Conservación de Bückeburg” se ha fijado una “tabla de asesores científicos” e incluye los campos de calidad y seguridad; ha sido creada por los siguientes especialistas activos en los servicios de archivo público:

Dr. Bernd Kappelhoff, Presidente
Hannover

Dr. Wolfgang Bender
Jefe de restauración, Nordrhein-Westfälisches
Haupstaatsarchiv Detmold

Dr. Anna Haberditzl
Jefe de conservadores, Landesarchivdirektion Baden Württemberg, Ludwigsburg

Dr. Rainer Hofmann
Director de Archivos, Bundesarchuv Koblenz

Mr. Rainer E. Klemke 
Jefe de Departamento, Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung y Kultur, Berlin

Bückeburg, Diciembre 2000

Neschen AG
BU Documents
Klaus Dieter Vogt

miércoles, 3 de noviembre de 2010

FONDO DOCUMENTAL, SECCIONES Y SUBSECCIONES, SERIES Y SUBSERIES

FONDO DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos que se gneran o reciben en el desarrollode las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas de una entidad, que al interior del fondo conforman las secciones y subsecciones documentales.

SECCIONES Y SUBSECCIONES: Las secciones y subsecciones están conformadas por documentos agrupados en series y subseries documentales.

LAS SERIES DOCUMENTALES: Están integradas por documentos que surgen como resultado de la repetitividad de los procesos administrtivos en las oficinas.

LAS SUBSERIES DOCUMENTALES: Están formdas por unidades documentales (simples y complejas) que también responden a unos asuntos similares. Cada unidad documental está conformada por TIPOS DOCUMENTALES

REGINA ALCÁZAR CANO

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